MAKALAH INDIVIDU MANAJEMEN KUALITAS TENTANG ANALISIS 5S PADA PERUSAHAAN AUTO 2000 SURABAYA

Oleh:
Andrew Yogianto/3122241/KPA

BAB 1
GAMBARAN DAN KONDISI PERUSAHAAN TERKINI

1.1 Profil Perusahaan
AUTO2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang manajemennya ditangani penuh oleh PT Astra International Tbk. Saat ini AUTO2000 adalah main dealer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai antara 70-80 % dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, AUTO2000 berhubungan dengan PT Toyota Astra Motor yang menjadi Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) Toyota. AUTO2000 adalah dealer resmi Toyota bersama 4 dealer resmi Toyota yang lain. AUTO2000 berkembang pesat karena memberikan berbagai layanan yang sangat memudahkan bagi calon pembeli maupun pengguna Toyota. Dengan slogan “Urusan Toyota jadi mudah!” AUTO2000 selalu mencoba menjadi yang terdepan dalam pelayanan. Produk-produk AUTO2000 yang inovatif seperti THS (Toyota Home Service), Express Maintenance (servis berkala hanya dalam satu jam) dan Express Body Paint (perbaikan body 3 panel dalam 8 jam saja) Booking Service mencerminkan perhatian AUTO2000 yang tinggi kepada pelanggannya. AUTO2000 memiliki cabang yang tersebar di seluruh Indonesia (kecuali Sulawesi, Maluku, Irian Jaya, Jambi, Riau, Bengkulu, Jawa Tengah dan D.I.Y). Selain cabang-cabang AUTO2000 yang berjumlah 91 outlet cabang, AUTO2000 juga memiliki dealer yang tersebar di seluruh Indonesia (disebut indirect), yang totalnya berjumlah 87 outlet dealer. Dengan demikian, terdapat 178 cabang yang mewakili penjualan AUTO2000 di seluruh Indonesia. 77 Bengkel milik AUTO2000 merupakan yang terbesar dan terlengkap di Asia Tenggara. Disamping itu AUTO2000 juga memiliki 596 Partshop yang menjamin keaslian suku cadang produk Toyota. AUTO2000 berdiri pada tahun 1975 dengan nama Astra Motor Sales, dan baru pada tahun 1989 berubah nama menjadi AUTO2000 sampai saat ini. Untuk mendukung jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyedia suku cadang tentunya perusahaan harus menerapkan 5S-5R(Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin) baik pada perusahaan fisiknya. Penulis melakukan survey dan analisis pada kantor perusahaan di jalan ahmad yani Surabaya.

1.2 Kondisi Perusahaan Terkini
Gambar 1.1

Kondisi kantor saat ini sewaktu di survei penulis melakukan wawancara dengan narasumber yang bernama bapak Hadi Sunyito selaku pegawai kantor yang bertugas sebagai pemasaran. Menurut bapak Hadi perusahaan yang sudah berpengalaman sekitar 1 tahun sudah merasakan sendiri bahwa perusahaan sudah menerapkan 5S. Penerapan 5S ini terlihat pada kantornya sudah memenuhi standar kondisi 5S tersebut. Perusahaan memberlakukan 5S pada setiap pegawai agar kondisi kantor Rapi, Bersih, barang-barang dan data-data di tata dengan ringkas, setiap pegawai harus disiplin dalam menarapkannya dan perusahaan juga memberi pedoman-pedoman 5S seperti buanglah sampah pada tempatnya. Pernyataan bapak ini di dukung oleh foto atau gambar kondisi kantornya pada gambar 1.2 tersebut. Terlihat perusahaan sudah melakukan kebersihan lantai dimana petugas kebersihan setiap pagi hari membersihkan lantainya dari debu dan kotoran sebelum aktivitas kerja di laksanakan. Setiap meja kantor memperlihatkan kerapiannya dimana barang-barang yang penting di letakan dengan kondisi rapi dan berada pada jangkauan tangan pegawai yang akan melakukan aktivitas kerjanya terlihat di sana telepon utnuk layanan konsumen di letakan dekat dengan kursi pegawai. Kondisi kantor sudah memperlihatkan Ringkas dimana kondisi Meja dan kursi rata-rata bebas dari benda-benda atau barang-barang yang tidak di butuhkan di meja kantor seperti telepon genggam. File-file juga tertata dengan ringkas sesuai jenis-jenis filenya dan di beri pelabelan. Setiap pegawai seudah menrapkan budaya Rawat karena selesai bekerja wajib membersihkan kondisi kantor meja dan kursi kantornya. Merapikan barang-barang yang sudah dipakai untuk bekerja tadi dan di kembalikan ketepat semula. Bila pegawai menemukan sampah di lantai maka segera membuang sampah pada tempatnya.Perusahaan juga menerapkan budaya “Rajin’ dimana perusahaan memasang gambar-gambar misalnya “Buanglah sampah pada tempatnya” untuk gambar-gambar dan motto Rajin tersebut penulis tidak sempat mengambil gambar karena peletakannya di dalam kantor dan itu tidak diperbolehkan orang lain untuk mengambil gambar. Selain memasang motto perusahaan juga memberlakukan kebijakan pada semua pegawai apabila selesai bekerja kemudian di temukan ada meja dan kursi pegawai yang masih kotor, berantakan dan tidak rapi. Maka pegawai itu akan mendapat surat peringatan dan gajinya di potong 10 persen yang berlaku kelipatan. Bila melanggar kedua kalinya di beri Surat peringatan kedua dan gajinya di potong 20 persen. apabila dilakukan lebih dari 3 kali maka pegawai itu di pecat tampa pesangon. Narasumber tentunya sudah mendapat pengalaman dalam pekerjanya slama 1 tahun ini dari pegawai lain bahwa ada yang di temukan pegawai yang ketika selesai bekerja tidak merapikan meja kerjanya maka besoknya pegawai itu di panggil dan di beri surat peringatan. Pihak manajemen tidak mentoleransi alasan apapun. Biasanya pegawai yang terkena surat peringatan ke dua sudah menimbulkan efek jera. Sehingga pegawai sudah tidak berani lagi melanggarnya.

Gambar 1.2

Seperti yang terlihat di gambar 1.2 ternyata narasumber berkata bahwa tidak semua pegawai yang sadar dalam melakukan 5S. terlihat di gambar bahwa ada beberapa meja kantor yang kursinya tidak di letakan dengan baik ketika pegawai menginggalkan kantor untuk ke kamar mandi sehingga tentunya dapat mengganggu aktivitas kerja para pegawai lain. Dimana pegawai lain bisa tertabrak atau jatuh akibat ada kursi yang menghalangi. Ada juga pegawai yang masih nakal yaitu meletakan barang probadi seperti tas di letakan pada meja kantor begitu saja. Botol air minum yang sudah habis tetap di letakan di meja itu tampa di buang ketempat sampah. Bahkan ada beberapa pegawai yang karena meja kantornya penuh akibat barang-barang yang tidak di ringkas meletakan barang ke meja rekan kerjanya seperti alat tulis ballpoint, pensil dan kertas terletak melebihi batas meja kantornya dan tentunya pegawai itu meletakan pada meja rekan kerja lain hanya karena terlihat bersih dan sesama pegawai yang sudah kenal baik. Terlihat juga bahwa beberapa pegawai yang lupa meletakan file-file atau data-data penting akibat kondisi meja yang berantakan jadi ketika di butuhkan pegawai itu akan mencari berlama-lama sampai ketemu. Karena ada beberapa pegawai yang seperti itu berakibat pada terganggunnya kegiatan operasional perusahaan. Beberapa pegawai yang belum sadar dan masih melanggar standard 5S akibat dari pihak manajemen tidak melakukan pemantauan secara berkala terlebih saat jam kerja berlangsung. Sampai saat ini pihak manajemen dan di bantu pengawas memantau hanya sesudah aktivitas kerja. Karena ketika jam kerja berlangsung pihak manajemen juga sibuk bekerja sesuai bidangnya dan tentunya tidak mempunyai waktu untuk memeriksa secara langsung. Ketika semua pegawai pulang dan kantor terlihat Bersih, Rapi dan Ringkas maka pihak manajemen merasa bahwa semua pegawai sudah menerapkan 5S dengan baik. Selain karena kurangnya pemantauan juga setiap pegawai enggan mengingatkan pegawai lain yang melanggar 5S tersebut.
1.3 Keunggulan dan Kelemahan pada perusahaan saat ini dalam menerapkan 5S
Penulis yang melakukan surevi dengan narasumbernya tentunya sudah dapat menemukan kenunggulan dan kelemahan perusahaan dalam menerapkan 5S.
1.3.1 Keunggulan:
Keunggulan yang di dapat pada perusahaan ini ada pada
 Rata-rata setiap pegawai yang sudah sadar melakukan budaya 5S ini dengan motivasi yang baik untuk melatih diri untuk budaya ini dan membantu aktivvitas operasional perusahaan.
 Setiap pegawai sudah menerapkan budaya Rajin dimana selesai bekerja pegawai melakukan penataan kembali, membersihkan lantai dari sampah, dan meringkas barang-barang yang sudah dipakai dan di kembalikan pada tempatnya seperti semula.
 Pemberlakuan aturan yang tegas dari pihak manajemen terhadap pegawai untuk tidak melanggar aturannya dan dilakukan pengawasan selesai aktivitas kerja.
1.3.2 Kelemahan:
Kelemahan yang di dapat pada perusahaan ini ada pada:
 Kurangnya pengawasan secara berkala dari pihak manajemen terlebih sewaktu aktivitas kerja berlangsung. Sehingga ada beberapa pegawai yang lalai dan melanggar 5S pada saat bekerja.
 Tidak di berlakukan pada setiap pegawai agar dengan sadar mengingatkan pegawai lain yang lalai dan melanggar 5S ketika aktivitas pekerjaan berlangsung.

BAB 2. ANALISIS TERHADAP 5S DI PERUSAHAAN

2.1 Analisis 5S
Penulis melakukan survei dengan memberi form audit 5S terhadap narasumber dan narasumber mengisinya secara obyektif. Ketika narasumber selesai mengisi kemudian penulis melakukan perhitungan rata-rata terhadap setiap komponen 5S itu dan setelah di lakukan perhitungan maka penulis dapat menyimpulkan bahwa rata-rata setiap pegawai dari perusahaan sudah menerapkan 5S dengan baik terlebih narasumbernya. Hasil ini di buktikan bahwa hasil keseluruhan perhitungan 5S di dapatkan hasil 4.782 dimana skor ini bisa di katakana baik dan hampir sempurna yaitu rata-ratanya “5”. Dari analisis penulis Rata-rata terendah dari komponen 5S terdapat pada Komponen “Ringkas” dimana terdapat rata-rata 3,4 di situ menandakan bahwa masih terdapat beberapa pegawai atau narasumbernya sendiri yang lalai dalam melaukan peringkasan pada dokumen-dokumen serta data-datanya. Analisis selanjutnya terdapat pada komponen Rapi, Resik dan Rawat dimana terdapat skor rata-rata masing-masing 3,6. Ini menunjukan bahwa penerapan kerapian, kebersihan dan perawatan cukup baik hanya saja masih terdapat beberapa point-point yang perlu di perbaiki misalnya dalam komponen Rapi pada point yang menjelaskan penataan dan dokumen buku masih kurang baik karena di beri skor “2” kemudian di komponen “Resik” pada point kebersihan langit-langit, dinding dan lantai ruangan masih belum bersih dari debu dan kotoran terbukti skornya ”2”. Dan kemudian pada Komponen Rawat masih ada beberapa point yang harus di tingkatkan lagi seperti Pelaksanaan 5R dan perbaikan yang berkesinambungan. Analisis yang terkahir pada komponen “Rajin” dimana rata-ratanya cukup tinggi yaitu ‘4,4’ terbukti bahwa pegawai sudah menerapkan kedisiplinan dalam pelaksanaan 5R , terdapat kesanggupan melakssanakan 5R pada setiap pegawai, dan terdapat standar kerja individual di tempat kerja yang cukup baik. Penulis menambahkan pada komponen “Rajin” ini agar di tingkatkan lebih baik lagi penerapannya. Peningkatan itu seperti Para pegawai dengan sadar saling meningatkan pegawai lain yang lalai atau lupa dalam menerapkan 5S ini walaupun tidak ada pemberlakuan dari perusahaan. Sehingga sewaktu aktivitas kerja berlangsung akan mengurangi dampak-dampak akibat pelanggaran-pelanggaran 5S tersebut.

2.2 Form Audit 5S
Form ini berisi Audit atau pemeriksaan 5S yang ditujukan pada narasumber dimana ada beberapa 25 point untuk 5S dan dari 25 point itu di klasifikasikan menjadi 5 komponen 5S yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin. Terdapat indicator penilaian pada setiap point yaitu 1-5 dimana 1 menunjukan penerapan 5S adalah sangat tidak baik dan Skor 5 menunjukan Penerapan 5S sangat baik. Form ini tentunya di harapkan narasumber mengisinya dengan obyektif yaitu di sesuaikan dengan kondisi perusahaan yang nyata. Berikut ini akan di tampilkan hasil pengisian dari narasumber yang bernama Bapak Hadi Sunito selaku pegawai perusahaan di bidang pemasaran produk. Tampilan Form akan terlampir di halaman selanjutnya.

BAB 3 PENUTUP DAN REKOMENDASI PENULIS

3.1 Penutup
Kesimpulan dari penulis adalah Perusahaan Auto 2000 yang bergerak dalam bidang jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang mobil sudah menerapkan 5S dengan baik. Pihak manajemen sudah memberlakukan peraturan yang tegas pada pegawai untuk menerapkan 5S ini dengan baik. Aturan itu seperti para pegawai yang sudah selesai dalam aktivitas kerjanya harus mengembalikan barang ke tempat semua, membersihkan sampah-sampah yang ada di sekitar meja dan kursi kantor tiap pegawai, dan merapikan kembali dokumen-dokumennya. Hanay yang perlu di perbaiki adalah peningkatan peengawasan secara berkala terlebih pada saat kerja berlangsung sehingga penerapan 5S akan lebih baik lagi. Memngingat masih ada beberapa pegawai yang masih lalai dalam menerapankan 5S ini terlebih pada saat aktivitas pekerjaan berlangsung.
3,2 Rekomendasi
Penulis merekomendasikan agar perusahaan memberlakukan pengawasan secara langsung terlebih di tempat kerja misalnya di beri kamera CCTV agar dapat memantau aktivitas pekerjaan yang berlangsung. Sehimgga pegawai akan lebih baik lagi dalam menerapkan 5S. selain itu Perusahaan memberikan sistem reward dan punishment.Bbagi pegawai yang melakukan penerapan 5S dengan baik di beri reward, dan yang melanggar 5S di beri Punishment sehingga penerapan 5S ini akan berjalan dengan baik pada perusahaan di periode sekarang dan masa mendatang.