Hubungan Masyarakat Dalam Organisasi| Organisasi dibentuk atau didirikan di dalam dan di tengah-tengah masyarakat. Di antaranya bahkan ada yang bertujuan dan bertugas untuk memberikan pelayanan pada anggota masyarakat. Dalam kenyataan seperti itu maka tidak satupun organisasi sebagai proses kerja sama sejumlah orang, yang dapat melepaskan masyarakat dalam usaha mewujudkan tujuannya. Banyak di antara organisasi itu yang memerlukan hubungan intensif dengan masyarakat di sekitarnya. Sehubungan dengan itu usaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas hubungan dengan masyarakat sebagai bagian proses kerja sama, diperlukan proses pengendalian secara sistematis dan terarah oleh para administrator.
Hubungan Masyarakat yang sering disingkat Humas dalam bahasa Inggris dikenal dengan sebutan Public Relations yang sering disingkat Purel, namun lebih dikenal dengan singkatan “PR”. Di lingkungan organisasi bidang usaha (bisnis) unsur di dalam fungsi sekunder administrasi ini sering dinilai dan ditempatkan sangat penting, sehingga diperlukan suatu unit/satuan kerja khusus, ; dengan dipimpin seorangManager Public Relations. Untuk itu sebelum memasuki pembahasan lebih jauh, perlu ditegaskan lagi bahwa Public Relations (PR) maksudnya sama dengan yang disebut Hubungan Masyarakat (Humas). Public dalam bahasa Indonesia berarti umum atau orang banyak atau masyarakat. Sedang relations dalam bahasa Indonesia berarti hubungan. Tugas pokoknya identik dengan tugas Biro/Bagian/Bidang/Seksi Penerangan (Information) di lingkungan suatu organisasi di bidang pemerintahan. Tugas pokoknya adalah melakukan penyiaran dan memberikan penerangan (informasi) secara terbatas mengenai segala sesuatu yang dinilai penting diketahui masyarakat luas. Tujuan utamanya bermaksud untuk mewujudkan pengertian yang tcpat dan benar mengenai sesuatu yang pcrlu diketahui masyarakat. Selanjutnya dcngan pcngertian seperti iiu diharapkan masyarakat akan memberikan perhatian, kerja sama dan bahkan respons sesuai dengan maksud suatu informasi disampaikan oleh organisasi yang bcrsangkutan. Misalnya bagi suatu organisasi bisnis, penyampaian inforniasi mengenai suatu barang yang diproduksinya melalui iklan, pertama dimaksudkan agar orang banyak (masyarakat) mengetahuinya. Kemudian dimaksudkan juga untuk memperoleh respons merasa tertarik dan membeli barang yang diproduksi itu.
Dari uraian-uraian tersebut di atas jelas bahwa Humas merupakan perwujudan sebagian dari komunikasi ke luar setagai salah satu unsur di dalam fungsi primer. Dengan kata lain kegiaian Humas sebagai unsur dalam fungsi sekunder, mendukung pelaksanaan komunikasi. Dengan demikian Humas dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan menyampaikan inforniasi untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan masyarakat atau pihak-pihak tcrtcntu. agar mendapat dukungan dan respons yanji dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi. Dukungan dan respons tersebut harus diwujudkan secara sadar dan sukarela, karena memahami informasi yang disampaikan secara tepat dan benar. Hubungan yang harus diwujudkan melalui kegiatan Humas adalah:
- Terjalinnya kesamaan pengertian antara organisasi dan pihak luar mengenai sesuatu yang diinformasikan.
- Terwujudnya respons mendekat dan melaksanakan kegiatan sesuai dengan yang diinginkan dalam menyampaikan informasi, karena memahami arti, manfaat dan pentingnya sesuatu yang diinformasikan.
- Terbinanya kerja sama dengan masing-masing pihak karena merasa ikut bertanggung jawab atas suksesnya usaha pihak yang lain, karena saling membutuhkan.
Dihasilkannya respons yang tepat pada dasamya karena keberhasilan Humas melaksanakan tugas-tugas pokoknya. Tugas-tugas tersebut jika diperinci harus mencakup kegiatan sebagai berikut:
- Menyebarluaskan inforniasi tentang suatu gagasan (idea), agar diketahui maksud atau tujuannya dan manfaatnya oleh berbagai pihak di masyarakat.
- Mempersiapkan bahan-bahan yang up to date mengenai sesuatu yang akan dikomunikasikan pemimpin pada masyarakat atau pihak-pihak tertentu dalam kegiatan pidato, wawancara, menyajikan ceramah, pemrasaran seminar dan Iain-Iain. Bahan tersebut bahkan dapat berbentuk konsep atau makalah, yang sebelumnya telah dibaca dan diketahui isinya oleh pimpinan.
- Memberikan kejelasan tentang informasi yang telah disampaikan administrator/pemimpin pada masyarakat atau pihak-pihak yang terkait.
- Menyusun dan mengembangkan rencana yang berhubungan dengan pelayanan masyarakat (public service) yang disampaikan pada administrator/pemimpin untuk mendapatkan persetujuan. Rencana terscbut mungkin saja merupakan kreativitas dan inisiatif baru, atau mungkin pula dalam menindaklanjuti informasi yang telah disampaikan pimpinan. Untuk itu perlu ditegaskan bahwa kegiatan pelayanan masyarakat (public service) bukanlah tugas Humas sebagai pihak yang menyampaikan informasinya. Pelayanan masyarakat dilakukan oleh unit/satuan kerja di bidang-nya masing-masing.