Beberapa tujuan pengawasan administrasi kantor menurut Odgers (2005) adalah:
• Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya;
• Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan;
• Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai;
• Mengkoordinasikan beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan;
• Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.
2. Manfaat Pengawasan
Beberapa manfaat kontrol administrasi kantor menurut Quible (2001) antara lain:
• Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi;
• Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran akan kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan;
• Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektif bagi organisasi;
• Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi pemodifikasiannya;
• Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan.
3. Unsur Pengawasan
Menurut Quible (2001), proses pengawasan akan kurang optimal jika unsur-unsur di bawah ini dihilangkan:
Faktor-faktor yang diawasi, pengawasan terhadap faktor yang tidak terlalu penting akan mengakibatkan waktu dan tenaga terbuang secara sia-sia. Misalnya, pada departemen administrasi penjualan, penyelesaian order penjualan merupakan faktor penting yang diawasi guna mengukur keefektifan dari fungsi pengolahan data penjualan yang dilakukan.
Identifikasi hasil yang diharapkan, identifikasi parameter yang kurang jelas mengenai hasil yang diinginkan dari aktivitas pekerjaan yang dilakukan membuat pengawasan tidak akan berjalan dengan efektif. Untuk itulah, keterlibatan semua pihak (termasuk pihak yang akan diawasi) mutlak diperlukan.
Pengukuran kerja, sebelum hasil aktual dan hasil yang diinginkan dibandingkan, hasil aktual harus diukur. Selain itu, hasil dari aktivitas yang akan dilakukan dikuantifikasikan, misalnya pendistribusian surat edaran dari pihak manajemen terlaksana maksimal 1 hari setelah ditandatangani.
Aplikasi tindakan pembenahan, apabila hasil aktual kurang dari hasil yang diharapkan, perlu dilakukan tindakan koreksi untuk memperkecil gap yang terjadi dengan mengimplementgasikan hal yang dianggap perlu.
4. Proses yang Dilakukan
Berdasarkan pendapat Cascio (2003), ada 3 proses yang harus dilakjukan dalam mengontrol pekerjaan administrasi kantor:
a) Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi. Hal ini akan membantu jpegawai untuk mengetahui tingkat kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif dapat mencapainya. Manajer dapat melakukannya dengan melakukan hal-hal berikut:
Penetepan tujuan, dalam beberapa penelitian yang berbeda, tempat maupun budaya menunjukkan bahwa tujuan yang telah ditetapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai (Matsui, Kakuyama, dan Onglatoo,k 1987).
Standar ukuran, merupakan syarat mutlak agar pegawai dapat mencapai kinerja yang diharapkan apabila alat ukurnya ditetapkan secara objektif. Untuk itulah, tujuan hendaknya ditetapkan sedetail mungkin sehingga pengukuran yang objektif dapat dilakukan. Menurut Leonard dan Hilgert (2004), terdapat 2 standar yang dapat digunakan oleh orgnanisasi:
Standar terukur, merupakan standar kerja yangt dapat diidentifikasi dan diukjur dengan mudah.
Standar tak terukur, merupakan standar kerja yang suljit untuk dikuantifikasikan dan biasanya berhubungan dengan karakteristik hubungan manusia, seperti sikap terhadap pelanggan, tingkat moral yang tinggi, dan tingkat kepuasan terhadap pelayanan administrasi di kantor.
Pengukuran, merupakan inti dari pengontrolan administrasi kantor.
b) Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah dilakukan, Manajer administrasi hendaknya memberikan feedback kepada pegawai mengenai apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka sesuai dengan target yang ditetapkan. Beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:
Mengurangi hambatan yang ada, hendaknya Manajer Administrasi senantiasa mendengarkan pendapat atau keluhan dari bawahan guna mengurangi hambatan dalam mencapai tujuan.
Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja, misalnya sumber daya modal, bahan, maupun manusia.
Memberikan perhatian penuh dalam perekrutan pegawai, hal ini didasari bahwa tujuan hendaknya dicapai pada saat yang tepat, tempat yang sesuai, dan orang yang tepat. Kualifikasi pegawai yang dibutuhkan tidak boleh lebih dan tidak boleh kurang.
c) Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh Manajer Administrasi agar pegawai senantiasa tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan secara kinsisten serta persisten mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah:
Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai, pemberian ini harus didiskusikan terlebih dahulu dengan pegawai mengenai hal apa yang penting buat mereka, apakah peningkatan gaji, fasilitas, cuti, pengakuan, dan lain-lain.
Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya, apabila pegawai memenuhi target yang ditetapkan, organisasi harus memberikannya secara tepat sesuai dengan yang dituangkan dalam peraturan.
Memberikan imbalan secara adil, hal ini penting dilakukan untuk menjaga ketidakpuasan dari masing-masing pihak.
5. Pengawas
Hal utama yang menjadi dasar dalam pemilihan seorang pengawas adalah mempunyai kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam periode waktu tertentu. Beberapa orang yang dapat dijadikan penilai menurut Gomez-Mejia, Balkin, dan Cardy (2003) adalah:
Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan bertanggung jawab atas kinerja langsung anak buahnya.
Teman sekerja, yang didasari atas kenyataan tidak setiap saat atasan dapat memonitor kinerja anak buahnya, dan yang merasakan baik tidaknya kinerja seorang pegawai adalah teman sekerjanya, terlebih mereka tergabung dalam sebuah tim kerja.
Bawahan, merupakan salah satu umpan balik dalam proses pengawasan yang sangat baik.
Menilai diri sendiri, kontrol terhadap diri sendiri ini juga baik sebagai bahan konseling bagi pegawai dalam pemgembangan dirinya (Yu dan Murphy,1993).
Pelanggan, pengawasan yang dilakukan pelanggan akan menunjukkan seberapa puas mereka terhadap layanan yang diberikan, terutama oleh pegawai yang dimaksud. Hal ini juga akan meningkatkan loyalitas pelanggan, karena rasa memiliki terhadap organisasi atau perusahaan tersebut(Ulrich,1989).
Komputer, merupakan salah satu pengawas terbaru pada administrasi perkantoran. Komputer juga dapat digunakan untuk mengontrol penyelesaian pekerjaan seorang pegawai dalam penyelesaian transaksi yang menggunakan sistem terintegrasi (Nebeker dan Tatum, 1993), yang membuat Manajer Administrasi bisa menganalisis kemacetan penanganan pelanggan terjadi pada bagian atau pegawai mana, sehingga bisa cepat dilakukan.
Umpan balik 360 derajat, ada beberapa alasan bagi popularitas penggunaan pengawasan dari seluruh sisi ini (Waldman dan Atwater, 1993), yaitu penggunaan kontrol dari dimensi yang berbeda dapat menangkap kompleksitas kinerja seorang pegawai, kontrol dari atasan akan semakin kuat apabila semua pihak menyatakan hal yang sama dan yang bersangkutan akan lebih menyadari kondisi kinerjanya sekarang dan sebagainya.