Untuk memulai pengontrolan, hendaknya organisasi mulai dengan mengumpulkan data aktivitas administrasi di kantor dan dijadikan dasar untuk penetapan standar kuantitas. Pengukuran ini didesain untuk mendefinisikan dan mengammbarkan apa yang diharapkan dari pelaksanaan sebuah kerja, baik dari pegawai maupun dari pihak organisasi.
1. Mengontrol Fluktuasi
Untuk mengontrol fluktuasi pekerjaan kantor, beberapa tindakan yang dapat dilakukan (Quible,2001 dan Odgers, 2005) antara lain:
a) Overtime, banyak perusahaan yang menambah jam kerja (lembur) untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan deadline yang terbaras atau karena volume pekerjaan yang menumpuk.
b) Temporary help. Jika penambahan jam kerja kurang memadai atau kurang tepat dilakukan, pemakaian tenaga temporer dalam menghadapi peak season dapat dilakukan.
c) Part-timer help. Jika fluktuasi terjadi secara reguler, menyewa tenaga paruh waktu juga dapat dilakukan.
d) Floating work unit. Beberapa organisasi telah mengembangkan unit kerja yang akan dipakai jika mereka memang diperlukan dalam penyelesaian proyek dengan volume kerja yabg tinggi atau time limit yang terbatas.
e) Cycle billing. Banyak organisasi yang mempunyai jumlah pelanggan yang besar mengimplementasikan teknik ini untuk mengurangi antrian layanan yang akan dilakukan.
2. Metode Pengawasan Alternatif
Beberapa isu strategis perlu dipertimbangkan oleh manager administrasi dalam melaksanakan fungsi pengawasan, seperti tujuan dari pelaksanaan control, kepercayaan terhadap system control, sikap manager dan pegawai, frekuensi pelaksanaan dan juga sumber dan juga sumber juga data yang digunakan untk pengawasan. Selain pengawasan diatas, Cascio (2003) juga mengajukan 2 metode pengawasan alternative, yaitu:
1. Behavior-oriented rating methods, yang merupakan merode penilaian kinerja yang berorientasi pada perilaku pegawai, dengan membandingkan kinerja karyawan yang satu dengan yang lain. Ada 4 teknik yang dapat digunakan:
a) Teknik deskripsi. Penilai memberikan deskripsi terhadap bawahannya mengenai kekuatan, kelemahan, dan potensi dari pegawai yang dinilai.
b) Teknik ranking. Dengan menyebutkan pegawai mana yang berkinerja paling bagus dan seterusnya.
c) Behavioral checklist. Teknik yang menyediakan daftar prilaku yang berkaitan dengan pekerjaan, tugas penilai adalah memilih pernyataan mana yang sesuai dengan kerja pegawai.
d) Teknik skala penilaian secara grafis. Teknik ini mudah untuk dianalisis secara kuantitatis, dan banyak tim penilai lebih dapat menerima karena rebilitas dan validitasnyarelatif teruji (Cascio, 1996).
e) Behaviorally anchored rating scales (BARS). Variasi dari teknik sebelumnya. Keuntungan utama dari teknik ini adalah adanya pendescripsian prilaku mana yang dapat dikatagorikan sebagai prestasi kerja yang memuaskan, sedang-sedang saja, dan kurang memuaskan.
2. Result-oriented rating methods, merupakan metode yang menitik beratkan pada hasill kerja yang dibebankan kepada pegawai. Ada 2 teknik yang dapat digunakan, yaitu:
a) Management by objectives, yang didasarkan pada penetapan tujuan bagi organisasi secara keseluruhan bagi masing-maing department pada devisi, maupun masing-masing pegawai.
b) sWork planning and review, menitik beratkan pada periodisitas penilaian rencana kerja oleh tim penilai dan bawahan untuk mengindentifikasi tujuan yang tercapai, masalah yang harus dipecahkan dan training yang diperlukan (Meyer, Kay, dan French 1965).