Office personnel sering disebut juga sebagai manajemen personalia atau juga sebagai manajemen sumber daya manusia.
A. Pengertian Manajemen
Pengertian manajemen personalia menurut beberapa ahli diantaranya:
Edwin B. Flippo mengemukakan manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian dari pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemberhentian karyawan, dengan maksud terwujudnya tujuan perusahaan individu, karyawan, dan masyarakat. (Malayu S.P. Hasibuan.2005)
Dale Yoder mendefinisikan manajemen personalia adalah penyedia kepemimpinan dan pengarahan para karyawan dalam pekerjaan atau hubungan kerja mereka.
(Malayu S.P. Hasibuan.2005)
Adrew F. Sikula Administrasi kepegawaian ialah penempatan orang ke dalam, suatu perusahaan. (Malayu S.P. Hasibuan.2005)
John B. Miner dan Mary Green miner Manajemen personalia di definisikan sebagai suatu proses pengembangan, menerapkan, dan menilai kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, metode-metode, dan program-program yang berhubungan dengan individu karyawan dalam organisasi. (Malayu S.P. Hasibuan.2005)
Michel J. Jucius menurutnya manajemen personalia adalah lapangan manajemen yang bertalian dengan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian, bermacam-macam fungsi pengadaan, pengembangan, pemeliharaan, dan pemanfaatan tenaga kerja sedemikian rupa sehingga:
1. Tujuan untuk perkumpulan didirikan dan dicapai secara efisien dan efektif.
2. Tujuan semua pegawai dilayani sampai tingkat yang optimal.
3. Tujuan masyarakat diperhatikan dan dilayani dengan baik. (Malayu S.P. Hasibuan.2005)
Menurut Malayu S.P. Hasibuan mendefinisikan adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. (Malayu S.P. Hasibuan.2005)
Menurut T. Hani Handoko, manajer personalia adalah “seorang manajer dan sebagai manajer harus melaksanakan fungsi-fungsi dasar manajemen tanpa memperdulikan apapun hakekat fungsi operasional”( forumpositif.wordpress.com)
Menurut M. Manulang mengatakan bahwa menajemen personalia berarti seni dan imu perencanaan, pelakanaaan, penyyusunan, dan pengontrolan tenaga kerja untuk tercapainya tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan adanya kepuasan hati pada diri pekerja.(H. Hadari Nawawi dan M. Martini Hadari.1994)
B. Tujuan dan kegiatan manajemen sumber daya manusia
Tujuan manajemen personalia yaitu untuk meningkatkan dukungan sumber daya manusia dalam usaha meningkatakan efektivitas oranisasi dalam rangka mencapai tujuan. Menurut William B. Werther dan Keith Davis mengatakan tujuan dari manajemen personalia adalah untuk meningkatkan produktivitas pegawai, mengurangi tingkat absebsi, mengurangi tingkat perputaran kerja, atau meningkatkan loyalitas para pegawai pada organisasi. Kegiatan atau aktivitas manajemen personalia secara umum dapat dikategorikan menjadi empat yaitu:
1. Persiapan dan pengadaan,
2. Pengembangan dan penilaian,
3. Pengkompensasian dan perlindungan,
4. Hubungan-hubungan kepegawaian
C. Komponen Manajemen Personalia
Tenaga kerja manusia pada dasarnya dibedakan atas pengusaha, karyawan, dan pemimpin.
1. Pengusaha adalah setiap orang yang menginvestasikan modalnya untk memperoleh pendapatan dan besarnya pendapatan itu tidak menentu tergantung pada laa yang dicapai perusahaan tersebut
2. Karyawan merupakan kekayaan utama suatu perusahaan, karana tanpa keikutsertaaan mereka, aktivitas perusahaan tidak akan terjadi. Karyawan berperan aktif dalam nenetapkan rencana, system, proses, dan tujuan yang ingin dicapai. Karyawan adalah penjual jasa (ppikiran dan tenaganya) dan mendapat kompensasi yang besarnya telah ditetapkan terlebih dahulu. Prosisi karywan dalm suatu perusahaan dibedakan atas karyawan operasional dan karywan manajerial (pimpinan)
a. Karyawan operasional adalah setiap orng yang secra langsung harus mengerjakan sendiri pekerjaannya sesuai dengan perintah atasan.
b. Karyawan manajerial adalah setiap orang yang berhak memerinth bawahan untuk mengerjakan sebagian pekerjaannya dan dikerjakan sesuai dengan perintah. Mereka mencapai tujuanya melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Karyawan manajerial ini bebedakan atas manajer lini dan manajer staf.
i. Manajemen lini adalah seorang pemimpin yang mempunyai wewenang lini (line authority), berhak dan tertanggung jawab langsung merealisasi tujuan perusahaan.
ii. Manajer staf adalah pemimpin yang mempunyai wewenang staf(staff authority) yang hanya berhak memerikan sar4an dan pelayanan untuk memperlancar penyelesaian tugas-tugas manajer lini.
Pemimpin atau manajer adalah seseorang yang mempergunakan wewenang dan kepemimpinannya untuk mengarahkan orang lain serta tanggung jawab atas pekerjaan orang tersebut dalam mencapai suatu tujuan. Kepemimpinan adalah
D. Peranan Manajemen Personalia
Manajemen adalah fungsi yang behubungan dengan mewujudkan hasil tertentu melalui kegiatan orang-orang. Hal ini berarti bahwa sumber daya manusia berperan penting dan dominan dalam manajemen.
Manajemen personalia mengatur dan menetapkan program kepegawaian yang mencakup masalah-masalah sebagai berikut:
1. Menetapkan jumlah, kualitas dan penempatan tenaga kerja yang efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan berdasarkan job description, job specification, job requirement, dan job evaluation..
2. Menetapkan penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan berdasakan asas the right man in the right place and the right place and the right man in the right job.
3. Menetapkan program kesejahteraan, pengembangan, promosi, dan pemberhentian.
4. Meramalkan penawaran dan permintaan sumber daya manusia pada maa yang akan dating.
5. Memperkirakan keadaan prekonomian ada umum dan perkembangan perusahaan pada khususnya.
6. Memonitor dengan cermat undang-undang perburuhan dan kebijaksanaan pemberian balas jasa perusahaan-perusahaa sejenis.
7. Memonitor kemajuan teknik dan perkembangan serikat buruh.
8. Melaksanakan pendidikan, latiahn dan penilaian prestasi karywan
9. Mengatur mutasi karyawan baik vertical maupun horizontal
10. Mengatur pension, pemberhentian dan pesangonnya.
E. Sarana-Sarana Personalia
Sebagai acuan atau standar melalui mana kegiatan sumber daya manusia yang dilakukan dapat mencapai tuuannya, yakni membantu organisasi untk mencapai tujuannya, kegiatan-kegiatan tersebut harus mengacu pada empat sarana atau dimensi, yaitu:(Marihot Tua Efendi Hariandja.2007)
1. Societal Objective
Kegiatan yang dilakukan harus dapt memberikan kuntungan bagi masyaraka, organisasi, atau perusahaan. Sebagaimana diketahui, organisasi bediri dlma lingkungan masyarakat dan dimaksudkan untuk memberkan suatu nilai bagi masyarakat, atau membantu masyarakat ntuk meningkatkan kesejahteraananya. Oleh karena itu, semua aktivitas, policy dan progra-program kepeawaian tidk bole bertentngan dengan kepentingan masyarakat, harus mengindahkan nilai-nilai dan keyakinan yang bekembang dalam masyarakat, serta membantu masyarakat denan memberkan lapangan pekerjaan.
2. Organizational objective
Kegiatan yng dilakukan harus dapt membrkan bantuan untuk mencapai tujuan orgnisasi. Agar organisasi dapat bertahan dn memberi manfaat, organisasi harus dpt mencapai keuntungan atau bekrja secara efektif dn efisien. Oeleh karena itu, program-program kepegawaian harus ditunjukkan untuk meningkatkan produktivitas organisasi.
3. Functional objective
Sasaran ini mengusahakan adanya kesesuaaian antara kegiatan, kemapuan departemen sumber daya manusia, dengan kegiatan bisnis dan perubahan-perubhannya. Oelh karena itu, pegawai manajemen dpersonalia diharapkan seorang yang memiki pengetahuan luas mengenai lingkungan internal bisnis, strategi bisnis, dan lingkungan luar agar dapt melakukan program-program kepegawaian sesuai dengan tujuan organisasi.
4. Personal objective
Kegiatan yang dilakukan harus dapt membantu pegawai untuk mencaai tujuan-tujuan pribadi. Motif pegawai untuk bekerja merupakan hal yang kompleks, mosalnya motif sosial, pengakuan, dan pertumbuhan diri. Untuk itu perusahaaan harus memberikan kemungkinann untuk mencapainya. Bila hal ini tidak dipenuhi, jelas akan mengakibatkan rendahnya kepuasan kerja karyawan, yang dalam jangka pangjang akan membuat perusahaan menghadapi berbagai kendala dalam usaha mendapatkan dukugan yang optimal dari pegawai untuk mencapai tujuan perusahaan.
F. Metode Pendekatan Manajemen Personalia
Dalam menpelajari meanajmen personalia ada tiga pendekatan yang dapt dilakukan(Malayu S.P. Hasibuan.2005) yaitu:
1. Pendekatan mekanis
Mekanisasi(otomatisasi) adalah mengganti peranan tenaga kerja manusia dengan tenaga mesin untuk melakukan pekerjaan. Penggantian ini didasarkan kepad apertimbanan ekoomis, kemanusiaan, efektivitas, dan kemampuan yang lebih basar dan lebih baik. Pendekatan ini minitikberatkan analisisnya kepada spesialisasi, efektivitas, standardisasi, dan memperlakukan karywan sama dengan mesin. Spesialisasi semakin mendala dan pembagian kerja semakin mendetail sebagai akibat perkembangan perusahan dan kemajuan teknologi canggih. Keungungan spesialisasi ini, pekerja semakin terampil da efektivitas semakin besar. Kelemahanya, pekerjaan membosanan para pekerja, mematikan kreativitas, dan kebanggaan mereka dalm bekrja semakin berkurang.
Pendekatan mekanis ini akan mengakibatkan timbulnya masalah-masalah berikut;
a. Pengangguran teknologis
adalah pekerjaan yang dilaksanakan dengan metode padat karyawan ( labor intensive) menjadi metode utama modal (captal intensive) penggantian metode kerja ini akan mengakibatkan banyak pekerja yang kehilangan pekerjaaannya, sebab tenaga suatu mesin dan mengantikan pekerjaan dari banyak orang.
b. Keamanan Ekonomis
Yang dimaksudkan ketika seseorang karyawan takut di-PHK, sehingga kehilangan pekerjaan yang mengakibatkan kehilangan pendapatannya. Ketidakpastian pekerjaaan karena mekanisasi, apalagi usia dan tanggungannya yang semakin berat maka perasaan semakin tidak aman dalam arti ekonomi.
c. Organisasi Buruh
Pengangguran teknologi, keamanan konomis dan politis mendorong terbentuknya organisasi buruh atau serikat-serkat buruh. Organisasi buruh ini mulanya terbentuk dalam setiap perusahaaan, tetapi kemudian berkembanglah organisasi buruh nasional dan internasional. Tujuan dari organisasi buruh ini adalah melindungani kepentingan buruh dari perlakuan yang sewenang-wenang oleh majikan atau manajer serta ditunggangi oleh unsur-unsur politis dari golongan-golongan tertentu.
d. Kebanggaan dalam pekerjaan
Dengan pembagian kerja yang berdasarkan spesilisasi secara mendetail maka setiap buruh hanya mengerjakan semacam pekerjaaan saja. Hal ini akan meningkatkan keterampilannyha tetapi di sisi lain pekerjaan menjadi membosankan, dan kebanggaan terhadap pekerjaaan semakin rendah karena hasil akhir dari pekerjaan itu dirasa kurang berarti.
2. Pendekatan Paternalis
Pada pendekatan paternalis (paternalistic approach), manajer untuk pengarahan bawahanya bertindak seperti bapak terhadap anak-anaknya. Para bawahan diperlakukan dengan baik, fasilitas-fasilit diberikan , bawahan dianggap sebagai anak-anaknya. Tugasnya karyawan dianggap diperlakukan oleh manajer sebagai anak-anak saja. Pendekatan ini mengakibatkan karyawan menjadi manja, malas, sehinggga produktivitas kerja turun dan akhirnya laba berkurang bahkan perusahaan bisa rugi serta kelangsungan hidupnya terancam.
3. Pendekatan Sistem Sosial
Pendekatan ini memandang bahwa organisasi/perusahaan adalah suatu sist4em yang kompleks yang beroperasi dalam lingkungan yang kompleks yang bisa disebut sebagai system yang ada di luar. Setiap karyawan walaupun jabatannya rendah dan kecil jasanya harus tetap mendapat penghargaan yang baik agar tujuan perusahaan tercapai. Pendekatan system social ini mengutamakan kepada hubungan harmonis, interaksi yang baik, saling menghargai, saling membutuhkan, dan saling mengisi hsehingga terdapat suatu total system yang baik.
G. Ciri-Ciri Manusia Berkualitas
Untuk mewujudkan manajemen personalia yang efektif dan efisien, perlu disepakati lebih dahalu tujuannya. Di atas telah berulang kali disinggung bahwa yang hendak dicapai adalah mewujudkan angkatan kerja yang kualitas, agar dapt ikut berpartisipsi dalam melaksanakan pembangunan dalam rangka meningkatkan kesejahteraan rakyat. Ciri-ciri manusia berkualitas, baik secara universal maupun sesuai dengan kondisi. Karakteristik terdiri dari:
1. Produktif
Seseorang dikatakan berkualitas apabila dalam kehidupan sehari-hari mampu menghasilkan sesuatu denganmemiliki lapangan kerja dan berprestasi dalam meklaksanakan pekerjaannya. Untuk itu manusia perlu memiliki keterampilan dan jika mungkin berkeahlian atau professional dalam suatu bidang yang memungkinkan untuk memasuki lapangan kerja.
2. Berkepribadian Mandiri
Karakteristik ini bermakna bahwa sumber daya manusia harus dikembangkan menjadi angkatan kerja yang mamapu merebut kesempatan kerja, baik dengan memasuki lapangan kerja yang sudah tersedia maupun dengan membuka lapangan kerja sendiri. Manusia berkualitas memiliki kepribadian mandiri yang dicerminkan dalam sikap dan prilki kwiraswastaan yang tinggi, sehingga tidak pernah merasa kehabisan inisiatif dan kreativitas dalm menciptakan pekerjaan yang produktif.
Kepribadian mandiri dengan sifat, sikap dan prilaku wiraswasta ditampilakan dalm bentuk mampu bersaing dan berkerja sama, berdisiplin, berani merebut kesempatan, berani mencoba dan tidak mudah putus asa menghadapi kegagalan bersedia bekerja keras, tekun, rajin, gigih, hemat, mampu memanfaatkan waktu, bersedia mulai dari bawah untuk menuju sukses, berpikir maju dan positif, berpikir besar, jujur, dapat dipercaya dan bersedia mempercayai orang lain, terbuka pada kritik dan saran,dll.
3. Beriman dan berfungsi sebagai warga Negara yang baik
Manusia berkualitas tidak saja gandrung mengejar sukses di dunia, tetapi juga gigih mengejar kebahagiaan spiritual di dunia untuk menjadi hamba Tuhan yang sukses dalam kehidupan di akhirat. Sikap dan perilaku itu akan memperkukuh kesadaram sebagai warga Negara yang baik. Dengan kata lain mampu memahami dan menjalankan hak dan kewajibannya sebagai warga Negara, berdasarkan hukum.
H. Tantangan Bagi Manajemen Personalia
Manajemen personalia harus diwujudkan dalam kondisi yng telah terbentuk di lingkungan suatu Negara. Kondisi itu merupakan hasil kperkembangan sewajarnya atau secara alamiah, yang pada suatu saat disadari perlu dikendalikan, untuk mewujudkan sumber daya manusia yang berkualitas. Ada beberapa tantangan itu bagi personalia yaitu:
1. Kondisi kependudukan
Tingakt pertumbuhan jumlah penduduk yang relative masih cukip tinggi berissi berbagai permasalahan yang cukiip rumit untuk dipecahkan dalam rangka pengeloloaannya menjadi sumber daya manusia yang berkualitas. Tantangan ini diantaranya sebagai berikut
a. Komposisi yang tidak seimbang antara penduduk yang produktif dan yang konsumtif
b. Komposisi yang tidak seimbang antara penduduk wanita dan pria.
c. Penyebaran jumlah penduduk yang tidak merata di seluruh pelosok tahan air dan antara kota
2. Kemajuan ilmu dan teknologi
Ilmu dan teknologi yang begerak maju dan berkembang secra psat didalam dan di luar negeri, dalam era globalisasi dan era informasi, ternyata tidak sedikit menimbulkn masalah dilihat dri sudut penglolan sumber daya manusia. Masalah ini diantaranya
a. Dengan adanya mekanisasi, komputerisasi dan bahkan robotisasi maka peluang kerja menjadi semakin sempit.
b. Ilmu dan teknologi yang terus maju dan berkembagn mngakibatkan tidak pernah dapt disiapkan tenaa kerja siap pakai.
c. Ilmu dan teknologi berpengruh pula pada nilai-nilai kehidupan masyarakat, antara lain dengan semakin dominannya sikap individualism dan materialistis.
3. System pendidikan
Jumlah penduduk yang cukup besar dan sebagian besar adalah generasi muda. Usaha pemerataan kesempatan bersekolah, mengharuskan memperlambat pelaksanaan pningkatan mutu pendidikan.
I. Unsur-Unsur Manajemen Personalia
Pengelolaan sumber daya manusia untuk meningkatkan kualitasnya agar menjadi produktif guna meningkatkan kesejahteraan rakyat, pada dasarnya merupakan tugas dan tanggung jawab keluarga, masyarakat dan pemerintah. Akan tetapi karena pemerintah merupakan perencana, pelaksana dan pengendali kegiatan untuk mencapai tujuan negara, termasuk juga dengan melaksanakan pembangunan, maka manajemen sumber daya manusia harus diwujudkan sebagai salah satu kegiatan pemerintahan/pembangunan. Berikut unsure-unsurnya:
1. Perencanaan sumber daya manusia
2. Unsur pelaksanaan (actuating)
3. Unsur pengganggaran (budgeting)
4. Unsur control (control)
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan, Drs.H. Malayu.2005.Manajemen Sumber Daya Manusia.Jakarta: PT. Bumi Aksara.
Nawawi, Prof. Dr. H. Hadirin, Dra. H. M. Martini Hadari.1994. Ilmu Administarasi. Jakarta Indonesia
Hariandja, Morihot Tua Efendi Drs.,M.Si.2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta
Gie, The Liang.1991. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty Yogyakarta