IMPLEMENTASI UNIT PENJAMIN MUTU
Yusniati
Jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknik, Universitas Islam Sumatera Utara
Jl. SM. Raja Teladan, Medan (20217)
Abstrak
Mutu didefenisikan sebagai “ Kemampuan untuk memenuhi persyaratan – persyaratan kebutuhan atau harapan yang ditetapkan secara langsung (eksplisit) atau tidak langsung (implisit) oleh organisasi atau perorangan yang menerima suatu produk (pelanggan) berdasarkan karakteristik yang dimiliki oleh suatu produk atau jasa. Jika mutu diterapkan pada Pendidikan Tinggi maka yang diterapkan adalah Kemampuan Pendidikan Tinggi untuk memenuhi persyaratan yang diminta oleh pelanggan yaitu: Mahasiswa, Orang tua mahasiswa, pengguna Lulusan (Steak Holder). Implementasi unit penjamin Mutu dalam manajemen pengelolaan administrasi sampai dengan sistem Pembelajaran merupakan suatu tindakan koreksi,evaluasi dan perbaikan secara terus menerus pada setiap elemen kerja hingga evaluasi keberhasilan. Struktur organisasi dari tingkat Universitas sampai ke prodi serta peran Staf Pengajar, sarana dan prasarana sangat menentukan untuk keberhasilan mutu.
Kata-kata Kunci: Unit penjamin mutu,Struktur organisasi, Staf pengajar, dan Mahasiswa
.
Pendahuluan
Dalam penyelenggaraan suatu organisasi atau kegiatan yang terorganisasi,penetapan kualitas selalu merupakan upaya yang sangat penting, karena kualitas kinerja menentukan kelangsungan organisasi atau kegiatan yang bersangkutan. Suatu organisasi akan selalu tumbuh dan berkembang seperti suatu siklus kehidupan yang secara bertahap akan melewati fase-fase yaitu fase pembentukan, fase pertumbuhan, fase pematangan (kedewasaan), dan fase pemantapan. Pada fase pembentukan organisasi perlu memiliki basis pelanggan yang jelas, selalu resfonsif terhadap perkembangan dan tuntutan lingkungan, serta mengembangkan kewiraswastaan. Pada fase pertumbuhan organisasi diharapkan memiliki kekuatan untuk bertahan dan berkembang, mempunyai sistem managemen yang baik dan berorientasi pada kepentingan pelanggan. Fase pematangan (kedewasaan) adalah merupakan fase menemukan jati diri dan juga merupakan fase kedewasaan.Dengan demikian, dalam kondisi seperti ini suatu organisasi hanya sekedar bereaksi terhadap persitiwa-peristiwa eksternal. Ini berarti bahwa organisasi secara umum akan berhenti berinovasi, dan akan beroperasi sebagaimana adanya saja. Fase pematangan ini dapat terus berkembang jika jiwa Pengelola Mutu Total diadaptasi dan berorientasi pada upaya yang ditujukan terhadap pelanggan, mempertahankan dinamika dan jiwa kewiraswastaan, selalu mengkaji ulang kegiatan secara periodik, secara terus menerus mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan, dan revitalisasi merupakan kegiatan yang dilakukan secara sadar. Fase pemantapan dapat berkembang menuju dua arah, yakni : pertumbuhan kembali atau revitalisasi dan penurunan yang akhirnya menuju suatu kehancuran. Proses penjaminan mutu merupakan salah satu prasarat yang penting bagi kesehatan organisasi. Dampak dari sistem penjaminan mutu yang baik akan menjadikan perguruan tinggi mampu melakukan pengembangan sains, tekhnologi, dan seni yang erat kaitannya dengan industri.
Perguruan tinggi adalah suatu organisasi lembaga pendidikan yang pimpinan utamanya Rektor harus mempunyai visi yang jelas tentang lembaga yang dipimpinnya, dan harus mampu menjelaskan visi itu kepada seluruh pimpinan-pimpinan yang dibawahnya sehingga semua memahami dan dapat menjabarkan menjadi program-program kerja sehingga visi ini menjadi visi Universitas. Disamping itu, pemimpin, baik pemimpin utama mupun pemimpin-pemimpin bawahan harus mampu membudayakan mutu sehingga menjadi teladan bagi bawahannya.
Penyelenggaraan pendidikan tinggi yang bermutu dicirikan dengan kemampuannya yaitu menghasilkan SDM yang memiliki karakter dan jati diri bangsa yang berintegritas tinggi. Menghasilkan SDM yang bermutu tinggi untuk mengurangi secara berkelanjutan ketergantungan keahlian kepada tenaga asing disemua bidang. Meningkatkan kemampuan penelitian untuk melandasi pengusahaan optimal sumber daya fisik alami Indonesia yang amat kaya dan menciptakan tekhnologi optimal bagi industri lokal dan nasional yang berkelanjutan. Menghasilkan lulusan dan insan peneliti yang secara berkelanjutan, berhasil meningkatkan kesehatan masyarakat, kemakmuran, keamanan dan kesejahteraan umum. Mutu perguruan tinggi adalah tanggung jawab dari peguruan tinggi yang bersangkutan, oleh karena mutu suatu perguruan tinggi ditentukan oleh proses penjaminan mutu atas prakarsa perguruan tinggi sendiri. Penjaminan mutu yang lahir dari dalam dapat didasarkan pada kebutuhan dan keinginan institusi untuk terus meningkatkan kualitasnya, akan membentuk Perguruan Tinggi menjadi lembaga yang sehat dan disegani.
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan sebagian tugas pokok dari fungsi Universitas yang dipimpin oleh Dekan yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor.Dekan juga harus mempunya visi yang merupakan penjabaran dari visi Universitas dan harus mampu menjelaskan visi itu kepada Ketua jurusan/prodi, seluruh dosen, tenaga penunjang akademik, pegawai administrasi, mahasiswa dan masyarakat sehingga semua memahaminya dan dapat menjabarkannya menjadi program-program kerja. Fakultas adalah basis terpenting dalam hal panjaminian mutu.
Implementasi Unit Penjamin Mutu
Penjaminan mutu secara umum adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga konsumuen, produsen dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasaan. Tujuan penjaminan mutu untuk memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan yang dijalankan oleh suatu perguruan tinggi secara internal untuk mewujudkan visi dan misinya, serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholder melalui penyelengaraan Tri Darma Perguruan Tinggi. Dampak dari sistem pemjaminan mutu yang baik akan menjadikan perguruan tinggi mampu melakukan pengembangan sains, teknologi, dan seni yang erat kaitannya dengan industri. Dalam pelaksanaan penjaminan mutu ada beberapa prasarat yang harus dilakukan yaitu komitmen, perubahan paradigma, sikap mental, perorganisasian dan kiat.
Perguruan Tinggi memilih dan menetapkan sendiri standard mutu pendidikan tinggi di setiap program studi. Dalam pemilihan dan penetapan standard itu dilakukan butir- butir mutu: kurikulum program program studi, sumber daya manusia (dosen dan tenaga penunjang), mahasiswa, proses pembelajaran, sarana dan prasarana, suasana akademik, keuangan, penelitan dan publikasi, manajemen lembaga, sistem informasi serta kerja sama dalam dan luar negeri.
Dalam proses penjaminan mutu di Perguruan Tinggi dijalankan melalui tahap-tahap yang dirangkai dalam suatu proses adalah:
1. Perguruan tinggi menetapkan visi dan misi Perguruan Tinggi yang bersangkutan.
2. Berdasarkan visi dan misi Perguruan Tinggi tersebut, setiap program studi menetapkan visi dan misi program studinya.
3. Visi setiap program studi kemudian dijabarkan oleh Program Studi terkait menjadi serangkaian standard mutu pada setiap butir mutu sebagaimana disebutkan di atas.
4. Standard mutu dirumuskan dan ditetapkan dengan meramu visi perguruan tinggi (secara deduktif) dan kebutuhan stakeholders (induktif)
5. Perguruan Tinggi menetapkan organisasi dan mekanisme kerja penjamin mutu.
6. Perguruan Tinggi melaksanakan penjaminan mutu dengan menerapkan manajemen kendali mutu.
7. Perguruan Tinggi mengevaluasi dan merevisi standard mutu melalui benchmarking secara berkelajutan
Struktur Dan Tugas Penjaminan Mutu
a. Struktur Organisasi Penjaminan Mutu
Gambar 1. Struktur Organisasi Penjaminan Mutu
b. Acuan Tugas
a. Tingkat Universitas
– Kebijakan Akademik
– Peraturan Akademik
– Standar Akademik (butir-butir mutu)
– Manual Mutu akademik
– Manual Prosedur Akademik
– Dokumen Pendukung
– Evaluasi fakultas
b. Tingkat Fakultas
– Kebijakan akademik Fakultas
– Standar Akademik Fakultas
– Peraturan akademis Fakultas
– Manual Mutu Akademik Fakultas
– Manual prosedur Akademik Fakultas
– Dokumen pendukung
– Evaluasi Jurusan
c. Tingkat Jurusan/Program studi
– Spesifikasi Program studi
– Kompetensi kelulusan
– Manual prosuder
– Instruksi kerja
– Dokumen pendukung
– Evaluasi kinerja
Kesimpulan
Dalam proses penerapan unit penjamin mutu di Perguruan Tinggi dijalankan melalui tahapan–tahapan yang dirangkai suatu proses.perguruan tinggi menetapkan visi dan misi,dilanjutkan visi dan misi Fakultas seterusnya sampai visi dan misi Prodi, visi setiap prodi dijabarkan menjadi serangkaian standard mutu yang dirumuskan dan ditetapkan dengan meramu visi perguruan tinggi dan kebutuhan stakeholders.
Daftar Pustaka
Hanafiah Yusuf M, dkk., 1994, Pengelolaan Mutu Total Pendidikan Tinggi Badan Kerjasama Perguruan Tinggi Negeri Wilayah Indonesia Barat. Depdikbud RI dan HEDS USAID-DIKTI-JICA Medan.
Brutopuspito Sri Kirbani, Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Rakerwil Kopertis Wilayah I, II dan X.Medan.
Hasan Luthfi. 2003. Qualility Assurance In Higher Educations. Workshop Managemen mutu.UISU Medan.
Bina Nusantara. 2001. Peningkatan Mutu Proses Perguruan Tinggi Dengan pendekatan ISO 9000:2000. Seminar dan Lokakarya. Jakarta.